Gerenciar o tempo é mais do que pegar uma agenda e elaborar uma lista de coisas a fazer. A administração do tempo é, na verdade, a organização de nossa vida em relação ao modo como usamos o tempo para realizar nossos planos de uma forma tranqüila, saudável, equilibrada e sem estresse. É uma ferramenta importante na nossa procura por uma vida bem vivida e alcance de sucesso não só profissional.

Por mais que você ache que seu processo de atendimento seja muito bom, sempre há algo que pode ser otimizado. Seu paciente deve ser seu foco sempre, pois é a força-motriz do seu consultório. Reunimos aqui sete dicas para te ajudar a incrementar o atendimento em seu consultório odontológico.

Planeje seu dia

Quanto tempo vou demorar para realizar determinada tarefa? Quantas horas posso passar numa reunião? Quanto tempo vou levar para chegar a um determinado lugar? Essas são perguntas que você deve sempre se fazer. Calcular o tempo de trabalho e de compromissos e tentar respeitá-lo vai fazer toda a diferença para você estimar o que pode ou não dar conta durante o dia e aproveitar seu tempo ao máximo.

Não se esqueça, também, de listar tudo o que precisa para cumprir cada item: fazer um contato telefônico, fazer um pedido por e-mail, solicitar um relatório, comprar material, por exemplo.

Faça o mais importante primeiro

Provavelmente esta seja nossa dica mais importante! Mas como adotar essa atitude sem se tornar apressado e estressado? A resposta é: priorizar suas tarefas e o tempo aplicado a elas! Você não precisa trabalhar mais rápido pra fazer melhor uso do seu tempo, e sim trabalhar com inteligência e aplicar mais tempo nas coisas certas. Identifique a parte do dia em que você é mais produtivo e reserve estas horas para as tarefas mais importantes e difíceis.

Seja Pontual

Uma prática muito comum, embora não intencional, em consultórios e estabelecimentos de saúde é o atraso. Sabemos que procedimentos de saúde são comumente bem planejados e mesmo assim podem atrasar, em vista de achados durante o atendimento que podem aumentar a demanda, ou em função de intercorrências que podem acontecer. E pontualidade é um fator chave no atendimento de pessoas.

Mas o próximo paciente não pode esperar e também gosta de pontualidade, não é mesmo? Por mais que um pequeno atraso possa parecer insignificante, ser pontual também significa ética no trabalho! Por isso, uma dica muito importante tendo em vista o planejamento do seu dia de trabalho é: Planeje seus horários sempre contando com um tempo-extra por procedimento! Desta forma, se o tempo-extra não foi necessário para o atendimento em andamento, você pode aproveitar seu tempo para outras atividades entre um paciente e outro, como preencher um histórico, fazer uma ligação ou responder e-mails. Além disso, o tempo-extra pode ser utilizado para algum atendimento de urgência ou emergência que eventualmente surgem, e sabemos o quanto um atendimento imprevisto pode atrasar seu planejamento, não é mesmo?

Não se esqueça ainda de planejar e revisar os materiais necessários para cada atendimento no começo ou final de cada dia, fator importante que frequentemente causam atrasos não planejados.

Mantenha seu consultório bem organizado

A organização do seu ambiente de trabalho pode diminuir de forma espantosa seu tempo com atividades “off-clinic”. Atividades como preenchimento de prontuários, fazer a inscrição de um congresso ou curso, redigir uma receita/atestado ou um laudo técnico e discutir um caso compartilhado com um colega, com informações importantes rapidamente a mão pode agilizar o processo, dando-lhe mais tempo, e consequentemente tranquilidade para o atendimento em procedimentos clínicos.

Medidas simples como deixar sua mesa a mais limpa possível, e colocar tudo que você utiliza com maior frequência em áreas do seu escritório ao alcance das mãos é uma dica valiosa. Livros consultados constantemente como o DEF (Dicionário de Especialidades Farmacêuticas) junto com receituários e blocos de atestados na gaveta mais próxima. Clipes, canetas e carimbo num cantinho especial próximo ao monitor; e prontuários contidos em pastas dentro de um arquivo organizado por letras iniciais ou sequência numérica por exemplo.

No seu computador/laptop, deixe a área de trabalho sempre limpa, removendo arquivos desnecessários ou organizando-os em pastas específicas, deixando mais visíveis ícones de seus aplicativos ou softwares de uso mais frequente são medidas que podem parecer insignificantes, mas surpreendem na efetividade. Além disso, não deixe de salvar arquivos que você não pode perder de jeito nenhum em um HD externo ou em nuvem.

Estas são ações simples, mas que tem efeito imediato na otimização do seu atendimento. Manter uma organização mínima economiza o tempo que levaria procurando essas informações!

Se atualize

Para otimizar seus tratamentos, aliar-se à tecnologia pode ser a solução que você precisa. Fique atento às novidades sobre equipamentos, materiais e técnicas, já que pequenas modificações nos procedimentos que você executa podem diminuir bastante o tempo gasto com eles. E não fique preso apenas a esse tipo de avanços tecnológicos. Quando falamos em tecnologia, nos referimos a como ela se aplica em todas as áreas, desde a recepção do paciente até depois que ele sai de seu consultório. Utilizar um software para a gestão de seu consultório, por exemplo, é um grande facilitador de tempo e organização, pois exames e documentos poderão ser preenchidos facilmente, além de manter uma pasta do paciente organizada e fácil de ser encontrada.

Planeje até mesmo seu descanso

E é muito importante. Estender demais o horário de trabalho e com frequência pode acabar te deixando exausto e baixar sua produtividade das últimas atividades ou do dia seguinte. Por mais que você ainda se sinta cheio de gás, é importante respeitar seus limites. Lembre-se que cansaço não é só físico, mas psicológico. A consequência pode ser você se distrair e cometer erros que não aconteceriam se estivesse mais descansado e atento.

Separe curtos intervalos no seu dia para uma pequena pausa, fazer alongamentos e se alimentar!

Não se esqueça de você

Uma boa administração do tempo pode ajudá-lo a achar tempo para você, sua família, seus amigos e sua comunidade. Tempo para você gastar com você mesmo, tempo para ampliar sua rede de contatos, tempo para lazer e atividades culturais e espirituais. Tempo para você dedicar a seus assuntos pessoais e manter um equilíbrio entre
trabalho e família.