Pode parecer simplesmente inexplicável as razões pelas quais os pacientes faltam às consultas confirmadas previamente. Por mais planejamento que se faça, ainda assim volta e meia lidamos com horários vazios por faltas nem mesmo justificadas e muitas vezes sem aviso prévio por parte do paciente. Horários esses que poderiam ser preenchidos por um paciente que anseia um horário a tempos, ou mesmo um atendimento de urgência que não foi agendado por falta de espaço.
Além do tempo disponível indesejado, estas ausências causam um prejuízo não só a outros pacientes, mas também ao consultório, diminuindo a produtividade. Essas ocorrências são muito mais comuns do que se imagina, e para tomar atitudes direcionadas a mudar tal comportamento, é preciso antes de mais nada entender porque isso acontece.
A seguir, apresentamos as principais razões para que as faltas ocorram e as medidas para tentar evitá-las, e pasmem, algumas delas são de culpa única e exclusivamente do próprio dentista. Apesar de soar como uma má notícia, pode ter um ótimo prisma, uma vez que podemos mudá-las com simples atitudes!
Imprevistos
Esta é a situação em que devemos ter compreensão, pois o paciente manteve o comprometimento com a consulta, mas algum motivo de força maior independente da vontade do paciente o impediu de comparecer e, muitas vezes, o impediu até mesmo de ligar e avisar. Aqui vale a máxima de que “imprevistos acontecem”, não é?
Mesmo assim, na consulta seguinte, lembre a importância de um breve aviso mesmo que em cima da hora, quando possível, para que outros pacientes possam se beneficiar de uma antecipação de horário ou até mesmo novos agendamentos, evitando tempo ocioso do dentista e perdas financeiras.
Esquecimento
Com a vida cada vez mais tumultuada e cheia de compromissos, o famoso “branco” é com certeza a razão mais frequente pela qual os pacientes faltem às consultas agendadas.
E esquecimentos são resolvidos com lembretes! Pensando em ajudar os pacientes a lembrar das consultas, a maioria dos consultórios já assumiu esse compromisso colocando uma pessoa dedicada, normalmente a secretária, a ligar para os pacientes do dia seguinte lembrando-os dos horários marcados. Esta medida comprovadamente reduz em 30-40% as faltas de pacientes em consultórios odontológicos. Mas é possível facilitar ainda mais, além de baratear esse processo.
Com o avanço da tecnologia cada vez mais presente no nosso dia-dia, é possível automatizar esse processo. Com a utilização de softwares de gestão, é possível programar que estes lembretes (mensagens SMS, WhatsApp ou por e-mail) sejam enviados automaticamente no dia anterior, diminuindo a incidência de faltas e custos com ligações telefônicas, e sua secretária tem mais tempo disponível para outras atividades também importantes da sua prática clínica, com o bônus de demonstrar mais organização e seriedade ao paciente.
Falta de organização
Outro motivo de faltas às consultas são pacientes que por falta de atenção ou por estarem mais preocupados com o tratamento, agendam as consultas sem se lembrar de de seus compromissos pessoais, gerando desta forma conflito de horários.
A melhor forma de evitar esse inconveniente também é assumir tal conduta, e sugerir ao agendar a consulta, induzindo o paciente a lembrar de seus compromissos pessoais, se houver. Para isso, oriente sua secretária de perguntar ao paciente sutilmente se há algum outro compromisso neste mesmo horário.
Falta de conhecimento
Pacientes que faltam sem aviso prévio muitas vezes não conhecem a rotina de um consultório, e não sabem o quão prejudicial essa atitude pode ser para outros pacientes e para os profissionais que ali trabalham diariamente.
Da mesma forma, os que faltam a consultas de retorno muitas vezes não entendem o quanto aquela consulta é importante para a manutenção do tratamento realizado e, consequentemente, para o sucesso do tratamento. Essa falta de conhecimento leva o paciente a imaginar que sua falta pode somente prejudicar a ele mesmo, estimulando esta atitude.E falta de conhecimento do paciente ocorre na maioria das vezes por falta de esclarecimento do profissional de saúde.
Sendo assim, deixe bem claro na consulta inicial o tratamento pelo qual o paciente irá se submeter, e o quão importante será o acompanhamento posterior, bem como a frequência e longevidade em que esses retornos devem acontecer. Para isso também deve ser levado em consideração questões particulares dos próprios pacientes. Isto certamente irá fazer diferença!
Atrasos frequentes
Chegamos à questão mais crítica que estimula faltas e a principalmente atrasos por parte do paciente: o constante atraso do próprio dentista.
Atrasos curtos e esporádicos são inerentes a tratamentos de saúde e podem ocorrer, mas atrasos longos e recorrentes seja por falta de planejamento ou atividades extras entre consultas, seja por atrasos intencionais na ânsia de demonstrar importância, na verdade passam a impressão desorganização, falta de zelo e de compromisso, o que encoraja a mesma atitude por parte do paciente.
E se torna ainda mais grave quando ocorre com pacientes organizados, que programam seu dia também corrido e tem outros compromissos agendados, este certamente faltará ou irá embora durante a longa espera, afinal não é agradável ficar muito tempo esperando, ainda mais com outras preocupações em vista. Além de faltar, isso gera insatisfação com o atendimento.
Para resolver essa questão basta se preocupar um pouco mais com a organização e gerenciamento de seus agendamentos, com previsões mais precisas da duração de cada procedimento. Isso irá certamente diminuir a quantidade e duração dos atrasos, o que pressiona o paciente a ter compromisso recíproco, além de otimizar o conforto do seu paciente na sala de espera.
